As-tu besoin de savoir t’organiser avec Trello dans ton milieu professionnel, notamment dans le domaine de l’organisation à tâches multiples ? Notons qu’actuellement, Trello est de plus en plus adopté pour mieux s’organiser dans tes tâches au travail. À travers ce texte, découvre ce que c’est concrètement que de s’organiser avec Trello, ses modalités de fonctionnement ainsi que quelques conseils pour bien t’organiser avec cet outil.
Qu’est-ce que Trello ?
Voici la représentation brève de Trello :
Trello est une application conçue pour gérer des projets en ligne. Cet outil repose sur une organisation des projets en exposant la liste des tâches sur chaque carte.
S’organiser avec Trello facilite la réalisation de tes tâches. En effet, cette organisation est gratuite et peut être effectuée de manière privée, partagée, productive et collaborative avec tes collègues, clients ou membres de ton équipe.
De plus, il s’agit d’un outil d’organisation de tâches qui possède de multiples fonctionnalités. Par exemple, il te permet de mieux organiser les « to do list », que ce soit de façon personnelle ou professionnelle. Trello est conçu pour s’adapter à tout type de projet, aussi bien pour un usage personnel ou professionnel, pour grande ou petite entreprise.
Fonctionnement de Trello
Les composants fondamentaux de Trello sont : les tableaux, les listes, les cartes. D’autres composantes telles que les power-ups et les automatisations viennent s’y ajouter pour rendre votre tableau plus fluide.
Trello s’adapte à n’importe quel projet. En mode standard, il simplifie le processus de travail de ton équipe, et ce, de manière intuitive. Il te permet de voir d’une manière globale l’évolution d’un projet, mais aussi chaque objectif spécifique réalisé.
Le tableau
Un tableau, c’est l’espace qui est mis en place pour la programmation d’un projet et le suivi des informations. Il est souvent utilisé pour les grands projets, les équipes ou les flux. Imagine ça un peu comme un dossier à thème à l’intérieur duquel tu vas glisser toutes les tâches à effectuer, les fichiers nécessaires, les collaborateurs…
C’est donc le tableau de bord où tu vas planifier ton plan de travail. Sur la version gratuite, tu as la possibilité de créer jusqu’à 10 tableaux par utilisateur. Cette fenêtre peut être organisée de différentes manières :
- Classique : il s’agit de la forme “par défaut”, elle regroupe les listes et les cartes.
- Chronogramme : disponible pour les abonnés premium et entreprise. C’est vision chronologique et dégagée de chaque tache (carte). Tu peux glisser et déposer n’importe quelle carte sur n’importe quelle liste, en définissant la date de début et de fin voulue.
- Tableur : Le mode d’affichage “Tableur” te donne une vision panoramique de tous les projets en cours. Cet affichage permet de voir en un coup d’œil l’évolution des différentes tâches de chaque membre.
- Calendrier : cette organisation permet d’avoir une vue des cartes selon la date et permet ainsi de définir les missions les plus urgentes.
- Localisation : L’application ajoute un visuel interactif de géolocalisation de votre équipe sur le terrain.
- Tableau de bord : affiche sous forme de graphique l’évolution des projets avec les différentes cartes.
La liste
Représentée sous forme de colonne, la liste porte un nom et est complétée par des « sous dossiers » appelés des cartes.
Ces listes renferment des tâches spécifiques ou des éléments d’information durant les différents stades de leur avancement. Cette dernière regroupe donc les cartes, mais aussi les différentes informations nécessaires à l’accomplissement d’une tâche. Le nombre de listes est illimité pour chaque tableau, cela concerne aussi la version gratuite.
La carte
Les cartes sont utilisées pour la représentation des listes de tâches et des idées. Il s’agit ni plus ni moins de ta to do liste. C’est l’unité la plus fonctionnelle de toutes, elle représente chaque action à mener pour la réalisation d’un projet. Une carte peut contenir une action à accomplir, une information ou un rappel.
Tu crées une carte par action à faire. À l’intérieur de ta carte, tu peux ajouter une description, des fichiers, faire des automatisations, une checklist des étapes. Tu peux aussi la personnaliser et la déplacer d’une liste à une autre selon les étapes et les besoins.
En résumé, si tu avais une To Do List sur Trello, celle-ci pourrait se présenter de cette manière :
On retrouve les colonnes suivantes : à faire – En cours et Terminé. J’y déplace ensuite les cartes d’une colonne à l’autre grâce à un glissement facile.
Le menu d’un tableau
Il s’agit du centre de contrôle de ton tableau. Le menu du tableau permet la gestion des permissions des membres et leurs activités, le contrôle des paramètres et la recherche des cartes. Il permet d’activer les Power-ups et la création des automatisations.
C’est aussi sur le menu que tu vas pouvoir choisir le design de ton tableau et les différents stickers.
Conseils pour bien s’organiser grâce à Trello
Afin de bien s’organiser sur Trello, voici quelques conseils à suivre :
Définition des tâches jusqu’au paramétrage des marques
Après la création de l’organisation Trello dans un tableau, il définit les tâches que tu auras à accomplir. Une action faite manuellement ou automatique par un flux de données provenant d’une autre application telle que le tableur, l’outil de support… Ces tâches viennent s’incruster alors dans des cartes qui sont glissées et transférées d’une colonne à l’autre selon l’avancement du projet. Enfin, il ne reste plus qu’à paramétrer les marques. Ces derniers permettent d’attribuer les tâches relatives à ton projet.
Quelques astuces
- Power-up: les power-ups permettent d’ajouter des fonctionnalités supplémentaires aux intégrations utilisées. Cela permet de rendre vos tableaux interactifs et fluides. Il existe plus de 150 power-ups
- Les raccourcis : Vous pouvez accéder à des raccourcis directement depuis votre clavier : par exemple, pour accéder au menu, tu peux appuyer directement sur “b”, ou “c” pour accéder aux cartes.
Direction le blog, pour découvrir d’autres d’autres outils pour Mompreneurs qui assureront la réussite de ton business !
